1.- Introducción

El software de Administarción de Cheques maneja archivos de información de cheques a girar y girados, facilitando su control, mantención y conciliación con la cuenta corriente bancaria. A la vez ejecuta el giro de cheques en formularios provistos por las instituciones bancarias, con el correspondiente talón para el destinatario y el comprobante de egreso y recibo para el girador.

El usuario controla la manera y ocasión de giro de los docmentos, registra el concepto de giro y el R.U.T. del destinatario, además de los datos específicos del cheque. Posterior al giro el usuario puede efectuar y marcar la conciliación de cada documento. Un mismo archivo de cheques puede ser reutilizado para registrar información de nuevos giros, de manera que su uso se puede extender a un período contable, u otro criterio según necesidades del propio ususario.

Para mejor control de la operación con cheques, el sistema maneja un listado general del archivo de cheques, que permite controlar los cheques girados y pendientes, y eventualmente conciliados. También permite obtener listado de cheques girados y de cheques conciliados.

Adicionalmente, el software exporta información a través del Portapapeles del sistema operativo, que puede ser recogida por algún sistema de manejo de planilla de datos tal como MS - Excel®, Open Office® y cualquier tabla de algún manejador de Bases de Datos, con las herramientas de Corta-y-Pega del sistema operativo.

2.- Instalación

Este software no requiere de mayor esfuerzo de istalación. Basta crear, para mejor control, un directorio específico para el software, en el cual se instalará el o los archivos de instalación recibidos. Una vez hecho esto, el usuario puede arrastrar y soltar el archivo ejecutable al escritorio o al menú de inicio de la barra de tareas, para crear accesos directos que eventualmente faciliten su operación.

La información del usuario puede ser registrada en cualquier carpeta del sistema que este decida, sin ninguna restricción.

3.- Operación del sistema

Para ejecutar el software de Administración de cheques, el usuario deberá hacer doble clic sobre el ícono del sistema o su acceso directo, según lo haya creado el usuario.

El ícono del sistema es el siguiente:

Al iniciarse el sistema presenta el siguiente panel de operación:

El sistema asume que el usuario creará un nuevo archivo de cheques y presenta el panel de cheques vacío, como se ve en la figura. No obstante, a través de la opción "Archivo" el usuario podrá abrir un set de datos creado previamente.

3.1.- Registro de nuevos datos de cheques a operar en el sistema

Para registrar nuevos cheques a administrar, el usuario registrará en la zona de entrada de datos, en la parte inferior del panel, los datos pertinentes, como se muestra en la figura anterior.

Los datos se registran de acuerdo a las siguientes características:

• Nombre:
  El nombre del beneficiario del cheque se puede registrar hasta con 256 caracteres. Si la casilla de registro se llena, el sistema desplaza los datos, pero estos no se borran.
• R.U.T.:
  El R.U.T. se registra sin ningún signo de edición. Por ejemplo, el R.U.T. 12.354.215-0, deberá digitarse 123542150. Al abandonar la casilla de registro, el sistema editará automáticamente el R.U.T. además de validar que este sea correcto.
• Concepto:
  El concepto por el que se efectúa el pago y se gira el cheque se indica en esta casilla. Puede contener hasta más de 1.000 caracteres. Si la información registrada excede el tamaño de la casilla, el sistema desplaza la información, pero no la borra, de modo que el usuario pueda leerla mientras la registra.
• Fecha:
  La fecha corresponde a la que el sistema utilizará en el giro del cheque. El usuario la registrará en el formato ddmmaaaa, así por ejemplo, el 3 de Mayo del 2010 deberá registrarse 03052010. Cuando el usuario abandona la casilla de la fecha, el sistema la edita como dd/mm/aaaa. Así, en el ejemplo, se verá 03/05/2009. Cuando el usuario acepte el total de la información para un cheque, antes de registrarla, el sistema validará que la fecha sea valida de acuerdo a los siguientes conceptos:
  • El día no puede ser 0 (cero) ni mayor de 31.
  • El mes no puede ser 0 ni mayor de 12.
  • El año debe ser 2009 o superior.
• Valor $:
  El valor deberá registrarse como dígitos sin ningún signo de edición. Por ejemplo 76328. Al abandonar la casilla el sistema editará el número así: 76.328. El sistema opera con cifras hasta 2.147.483.647. Valores mayores puede registrar una cifra erronea, diferente a la ingresada o arrojar un error. Si se registra un dato erroneo, no numérico, el sistema lo valida cuando el ususario abandona la casilla y registra 0 (cero).
• Estado:
  El estado considera tres indicadores que el usuario puede marcar: Nulo, Imprimir y Conciliado:
  • Nulo:
    Indica si este registro de datos debe ser considerado en los procesos o no. Puede utilizarse para cuando un cheque ya girado ha sido anulado, o si un registro de pago en definitiva no será considerado para giro. Para Anular un registro se marca este indicador.
  • Imprimir:
    Este indicador deberá marcarse para que el sistema gire un cheque a partir de este registro. Sólo aquellos registros que contengan esta marca y cuyos cheques no hayan sido previamente girados, serán impresos como cheques en un proceso de giros.
  • Conciliado:
    Este indicador deberá marcarse cuando un cheque girado sea conciliado.

Una vez que el ususario ingrese toda la información necesaria para un cheque en el area de datos, para que este quede registrado en el proceso deberá pulsar el botón [Aceptar] que se encuentra en el borde inferior derecho del panel. Pulsar la tecla [Intro] o [Enter] del teclado tendrá el mismo efecto.

El sistema revisará la fecha del cheque y si es correcta, registrará la información y esta aparecerá en la lista superior del panel de información. La figura siguiente muestra el panel después del ingreso de varios registros para giro de cheques:

En la columna estado se registra tres subcolumnas que indican, para mejor claridad "N", "I", "C" según si el estado de el registro en cuestión es "Nulo", por "Imprimir" o "Conciliado"

3.2.- Modificación de un registro ingresado

Si se desea modificar un registro ya ingresado, se puede traer su información al área de datos haciendo doble clic en la línea de ese registro. Una vez que éste está en el área de datos puede ser modificado cualquiera de los campos de información. Al pulsar el botón [Aceptar], o la tecla [Intro] o [Enter] del teclado, el sistema reemplaza la información original por la modificada en el área de datos.

3.3.- Manejo de archivos

El usuario puede manejar varios archivos de cheques, de acuerdo a diferentes criterios, como por ejemplo, cheques de remuneraciones, de pago a proveedores, en fin. No obstante, estos conjuntos de cheques pueden ser operados dentro de una misma sesión, o en sesiones distintas. Para esto el usuario deberá utilizar el menú de archivos que aparece en la parte superior del panel de cheques, como se ve en la figura:

3.3.1.- Creando un archivo nuevo

En cualquier momento el usuario puede crear un conjunto de datos nuevos seleccionando la opción Archivo nuevo del menú de Archivo. En este caso se perderá la información que el usuario no haya guardado previamente, se vaciará tanto la lista de registros de cheques como el área de datos y se iniciará un conjunto nuevo de cheques, vacío.

3.3.2.- Acceso a un archivo de registros de cheques existente

Para acceder a un archivo previamente registrado, el usuario deberá seleccionar la opción Abrir archivo del menú de Archivo. El sistema descartará la información que esté operando en ese momento y procederá a abrir un archivo diferente. La información que el usuario no haya guardado se perderá.

El sistema mostrará un panel para buscar y seleccionar el archivo que se desee operar:

Una vez elegido y aceptado un archivo, el sistemaborrará el area de datos, si es que contenía alguna información, y reemplazará la lista de cheques por los que existan en el archivo seleccionado.

3.3.3.- Guardar la información registrada

Para no perder la información registrada en el sistema, esta debe ser guardada en un archivo. Para eso el usuario deberá seleccionar la opción Guardar archivo. El sistema mostrará el panel de archivos para seleccionar el archivo en que se guardará la información. Si el archivo que el usuario selecciona ya existe, el sistema preguntará si desea reemplazar la versión antigua antes de hacerlo. El panel para selección tiene la siguiente forma:

3.3.4.- Girando cheques desde la lista actual

Para girar los cheques de la lista actualmente registrada, el usuario debe seleccionar la opción Imprimir Cheques en el menú de Archivo. El sistema girará cheques sólo para aquellos registros que tengan el estado Imprimir marcado y no estén Nulos. El sistema solicitará los números de serie del primer cheque a girar y del primer egreso, en el siguente panel:

El usuario deberá registrar los números y pulsar Aceptar. La impresora que se haya seleccionado deberá tener formularios de cheques instalados.

Para ver un ejemplo de cheques girados seleccione este enlace.

3.4.- Informes de cheques

Para el archivo de cheques en operación, el usuario puede solicitar los informes que se indica en el menú de Informes del sistema, que se encuentra en la parte alta del panel principal, como se muestra en la figura:

3.4.1.- Lista general de Cheques

Este informe contiene una relación de todos los registros de cheques de un archivo, que no estén en estado Nulo. El listado incluye toda la información registrada y su formato es el que se ve en este enlace.

3.4.2.- Lista de Cheques Girados

Este informe contiene una relación de todos los registros de cheques que han sido girados de un archivo, que no estén en estado Nulo. El sistema considera girados los registros que tengan informado un número de cheque, un número de ingreso y que no estén en estado Imprimir. El listado incluye toda la información registrada para cada cheque y su formato es el que se ve en este enlace.

3.4.3.- Lista de Cheques Conciliados

Este informe contiene una relación de todos los registros de cheques que están en estado Conciliado de un archivo y que no estén en estado Nulo. El listado incluye toda la información registrada para cada cheque y su formato es el que se ve en este enlace.

3.5.- Exporta información a otras aplicaciones

El usuario puede exportar la información del archivo de cheques en operación, como se indica en el menú Exporta del sistema, que se encuentra en la parte alta del panel principal, como se muestra en la figura:

La opción Exporta al Portapapeles inserta todos los datos de los registros del archivo de cheques que no estén en estado Nulo, en el porta papeles del sistema operativo. Una vez realizada esta operación, el software indica al usuario que puede trasladarla con la herramiente Pegar del sistema operativo, en cualquier otra aplicación, y en especial en cualquier tabla de algún sistema de base de datos o planillas de cálculo y más:

En la figura se ve un ejemplo de pegado en una planilla de cálculo:

Aquí se ve un pegado de los datos en un procesador de texto, que podría formar parte de un informe: